Privacy Policy / Política de privacidad
Effective [the date the new website goes live]
Who we are
Solunaris International LLC ("we", "us") is a North Carolina notary and business services company. This policy explains how we handle personal information on our website (solunarisinternational.com), in our client portal (portal.solunarisinternational.com), and in the emails and text messages we send.
What we collect
- When you contact us through our website form, by email, or by phone: your name, email address, preferred language, the service you are interested in, your message, and any phone number you give us.
- When you have a portal account (by invitation only): your name, email address, preferred language, and, if you choose, a US mobile number. Your password is stored in protected form by our login provider; we never see it.
- Documents you upload, such as passports, driver's licenses, green cards, birth, death, and marriage certificates, and tax or business documents. For identification documents we also keep the type and expiration date. If you choose a photo of a passport or a driver's license, your own device reads its expiration date to help you fill it in; nothing is sent anywhere while it does, and the other details it reads (such as name, date of birth, and number) are discarded at once.
- Your service requests and your messages with our team in the portal.
- Billing records: invoices, payment status, and payment plans. Card payments are made on Stripe's secure page; we never see or store your card number.
- Agreements you accept in the portal (such as our service agreement, appointment terms, payment plan terms, and travel-fee quotes): the terms, your typed name, and when you accepted.
- Your rating and comments, if you choose to rate our service. These are private to our management team.
- Text message consent: your mobile number, when and to what wording you agreed to receive texts, and whether you have opted out.
- Access records: each time a document is uploaded, viewed, or downloaded, who did it and when.
- Technical information our providers process automatically to deliver and protect our services, such as IP address and browser type. Neither our website nor the client portal uses advertising cookies or trackers. Our website is hosted by Cloudflare; its contact form uses Cloudflare Turnstile, which checks your browser to block automated spam.
How we use it
- To provide the services you request, schedule appointments, bill you, and tell you about your requests.
- To send you short notices that you have an update in the portal. These emails and texts never include your documents, messages, or personal details.
- To keep our services secure, including checking that only authorized people open your documents.
- To meet our legal and professional obligations.
We do not sell your personal information, and we do not use your documents for any purpose other than the service you requested. Notarizations do not take place in the portal: each of our notaries keeps their own notary journal as North Carolina law requires, and that journal is not part of the portal.
Who we share it with
We share personal information only with companies that run parts of our services for us, and only as needed for that work:
| Company | What it does for us |
|---|---|
| Supabase | Portal database, private document storage, and logins |
| Cloudflare | Hosting for our website and the portal, and spam protection for the website's contact form |
| Stripe | Card payments |
| Resend | Sending our notification emails and delivering the website's contact-form messages to us |
| Twilio | Sending our text messages, if you opt in |
| Google Workspace | Our company email |
We may also disclose information when the law requires it, or to protect the rights and safety of our clients and our business. If you choose to post a public review on Google, what you post is governed by Google's own policies.
Text messages
No mobile information will be shared with third parties or affiliates for marketing or promotional purposes. Text message opt-in data and consent will not be shared with any third parties. See our SMS Terms (solunarisinternational.com/sms-terms) for how our texts work and how to stop them.
How long we keep it
- Documents you upload are deleted automatically once all of these are true: the document is at least 30 days old, you have no open request with us, and your most recent request was completed or cancelled at least 30 days ago. Uploads that were never finished are removed after one day.
- Messages and request history (the conversation with our team, request updates and notes, and the details you typed on a request) are deleted automatically on the same schedule: once you have no open request and your most recent request was completed or cancelled at least 30 days ago, everything at least 30 days old is removed.
- Records we keep because other records depend on them or the law requires them: a basic record of each request (which service, its status, and its dates), invoices and payments, agreements you accepted, travel-fee consents (which North Carolina rules require a notary to preserve), your text message consent history, your ratings, and our security records (such as the record that a document existed, was viewed, and was deleted, but not the document itself).
- Website inquiries that do not lead to work are deleted within 14 days.
How we protect it
- All connections to our website and portal are encrypted.
- Documents are kept in private storage. They can be opened only through links that expire after about one minute, and every view and download is recorded.
- Our staff can see only the clients assigned to them, and staff and administrators must use two-step login.
- Our emails and texts only tell you that you have an update; they never contain your documents or messages.
No system is perfectly secure, but we work to protect your information and review our safeguards regularly.
Your choices
- You can ask for a copy of your information, ask us to correct it, or ask us to delete it by emailing info@solunarisinternational.com. We will respond as the law and our professional obligations allow (some records, such as invoices, must be kept).
- You can change your preferred language in the portal at any time.
- You can stop text messages at any time by replying STOP, or in the portal.
Children
Portal accounts are for adults. A parent or guardian may provide documents about a child when a service requires it.
Changes to this policy
We will post any changes on this page with a new effective date.
Contact us
Solunaris International LLC 1300 South Blvd, Ste B55 Charlotte, NC 28203 info@solunarisinternational.com
Política de privacidad (español)
Vigente desde el [la fecha en que el nuevo sitio esté en línea]
Quiénes somos. Solunaris International LLC ("nosotros") es una empresa de servicios notariales y empresariales de Carolina del Norte. Esta política explica cómo tratamos la información personal en nuestro sitio web (solunarisinternational.com), en nuestro portal de clientes (portal.solunarisinternational.com) y en los correos y mensajes de texto que enviamos.
Qué recopilamos.
- Cuando nos contacta por el formulario del sitio, por correo o por teléfono: su nombre, correo electrónico, su idioma preferido, el servicio que le interesa, su mensaje y cualquier teléfono que nos dé.
- Si tiene una cuenta en el portal (solo por invitación): su nombre, correo, idioma preferido y, si lo desea, un número de celular de EE. UU. Su contraseña la guarda de forma protegida nuestro proveedor de inicio de sesión; nosotros nunca la vemos.
- Los documentos que sube, como pasaportes, licencias de conducir, tarjetas de residencia, actas de nacimiento, defunción y matrimonio, y documentos fiscales o empresariales. De los documentos de identidad también guardamos el tipo y la fecha de vencimiento. Si elige una foto de un pasaporte o una licencia de conducir, su propio dispositivo lee la fecha de vencimiento para ayudarle a llenarla; no se envía nada a ninguna parte mientras lo hace, y los demás datos que lee (como el nombre, la fecha de nacimiento y el número) se descartan de inmediato.
- Sus solicitudes de servicio y sus mensajes con nuestro equipo en el portal.
- Registros de facturación: facturas, estado de los pagos y planes de pago. Los pagos con tarjeta se hacen en la página segura de Stripe; nunca vemos ni guardamos el número de su tarjeta.
- Los acuerdos que acepta en el portal (como el acuerdo de servicios, las condiciones de la cita, las condiciones del plan de pago y las cotizaciones de viaje): las condiciones, el nombre que escribió y cuándo aceptó.
- Su calificación y comentarios, si decide calificar nuestro servicio. Solo los ve nuestro equipo directivo.
- Su consentimiento para mensajes de texto: su número de celular, cuándo y con qué texto aceptó recibirlos, y si canceló.
- Registros de acceso: cada vez que se sube, se ve o se descarga un documento, quién lo hizo y cuándo.
- Información técnica que nuestros proveedores procesan automáticamente para prestar y proteger nuestros servicios, como la dirección IP y el tipo de navegador. Ni nuestro sitio web ni el portal usan cookies ni rastreadores publicitarios. Nuestro sitio web lo aloja Cloudflare; su formulario de contacto usa Cloudflare Turnstile, que revisa su navegador para bloquear el spam automático.
Cómo la usamos. Para prestar los servicios que solicita, programar citas, facturarle e informarle sobre sus solicitudes; para enviarle avisos breves de que tiene una novedad en el portal (esos correos y mensajes nunca incluyen sus documentos, mensajes ni datos personales); para mantener la seguridad; y para cumplir nuestras obligaciones legales y profesionales. No vendemos su información personal ni usamos sus documentos para nada más que el servicio que solicitó. Las notarizaciones no se hacen en el portal: cada uno de nuestros notary public lleva su propio registro notarial como exige la ley de Carolina del Norte, y ese registro no forma parte del portal.
Con quién la compartimos. Solo con empresas que operan partes de nuestros servicios, y solo lo necesario: Supabase (base de datos, almacenamiento privado de documentos e inicios de sesión), Cloudflare (alojamiento del sitio web y del portal, y protección contra spam del formulario de contacto), Stripe (pagos con tarjeta), Resend (correos de aviso y entrega de los mensajes del formulario de contacto), Twilio (mensajes de texto, si los acepta) y Google Workspace (correo de la empresa). También podemos divulgar información cuando la ley lo exija o para proteger los derechos y la seguridad de nuestros clientes y de nuestra empresa. Si decide publicar una reseña en Google, lo que publique se rige por las políticas de Google.
Mensajes de texto. No se compartirá información móvil con terceros ni afiliados con fines de mercadeo o promoción. Los datos de aceptación y el consentimiento para mensajes de texto no se compartirán con terceros. Consulte nuestros Términos de SMS (solunarisinternational.com/sms-terms).
Cuánto tiempo la guardamos.
- Los documentos que sube se eliminan automáticamente cuando se cumple todo esto: el documento tiene al menos 30 días, no tiene ninguna solicitud abierta con nosotros y su solicitud más reciente se completó o canceló hace al menos 30 días. Las cargas que nunca se terminaron se eliminan después de un día.
- Los mensajes y el historial de solicitudes (la conversación con nuestro equipo, las actualizaciones y notas de las solicitudes y los detalles que escribió en una solicitud) se eliminan automáticamente con el mismo plazo.
- Lo que conservamos porque otros registros dependen de ello o la ley lo exige: un registro básico de cada solicitud (qué servicio, su estado y sus fechas), facturas y pagos, los acuerdos que aceptó, los consentimientos de viaje (que las normas de Carolina del Norte obligan al notary public a conservar), su historial de consentimiento para mensajes de texto, sus calificaciones y nuestros registros de seguridad (como el registro de que un documento existió, se vio y se eliminó, pero no el documento).
- Las consultas del sitio web que no se convierten en trabajo se eliminan en un plazo de 14 días.
Cómo la protegemos. Todas las conexiones están cifradas. Los documentos se guardan en almacenamiento privado, solo se abren con enlaces que vencen en aproximadamente un minuto, y cada consulta y descarga queda registrada. Nuestro personal solo ve a los clientes que tiene asignados, y el personal y los administradores deben iniciar sesión en dos pasos. Ningún sistema es perfectamente seguro, pero trabajamos para proteger su información y revisamos nuestras medidas con regularidad.
Sus opciones. Puede pedir una copia de su información, corregirla o eliminarla escribiendo a info@solunarisinternational.com; responderemos según lo permitan la ley y nuestras obligaciones profesionales (algunos registros, como las facturas, deben conservarse). Puede cambiar su idioma en el portal y dejar de recibir mensajes de texto respondiendo STOP o desde el portal.
Menores. Las cuentas del portal son para adultos. Un padre, madre o tutor puede proporcionar documentos sobre un menor cuando un servicio lo requiera.
Cambios. Publicaremos cualquier cambio en esta página con una nueva fecha de vigencia.
Contacto. Solunaris International LLC, 1300 South Blvd, Ste B55, Charlotte, NC 28203, info@solunarisinternational.com